👤「あの人しか知らない」をなくす

日本ペイントGに学ぶ、脱属人化の一手

💬「その業務、○○さんに聞かないと分からない」

そんな仕事、社内にありませんか？

以前このブログでは、Excelマクロが**「作った人しか触れない」状態になってしまう問題**についてご紹介しました。

今回はその続編として、

🔍 大手企業は「知識やノウハウの属人化」にどう向き合っているのか？

日本ペイントグループの事例から、中小企業にも取り入れられるヒントを考えてみます。

🟪 20年前のシステムが抱えていた限界

日本ペイントグループでは、製品開発に必要な技術情報を検索する社内システムを、約20年にわたって利用していました。

しかし、

・素材の高度化・製品開発スピードの加速・扱う情報量の増加

などにより、従来の仕組みだけでは対応が難しくなっていきました。

さらに大きな課題となっていたのが、

⚠️「人の経験や記憶に頼った検索・判断」です。

例えば、

💬「この件は、あのベテランに聞かないと分からない」

💬「昔、似た案件があったはずだけど、どこにある？」

💬「前回どう対応したか分かる人がいない」

といった状態です。

会社の規模は違っても、こうした悩みは多くの中小企業でも起きているのではないでしょうか。

🚀 生成AIで「探す時間」を最大20分の1へ

日本ペイントグループでは、2023年から生成AIの活用可能性について継続的に検証。

その後、社内向けの生成AIアプリを開発し、そこに技術ナレッジを検索できる仕組みを組み込みました。

その結果、

⏱️ 技術情報を探す時間を

最大「20分の1」に短縮

しています。

ここで注目したいのは、単に**「AIを導入したから成功した」わけではない**という点です。

💡 ポイントは「いきなり大きく始めなかったこと」

日本ペイントグループでは、最初から全社規模の大きな仕組みを作ったわけではありません。

✅ 社内で試す

　　　　↓

✅ 効果を確認する

　　　　↓

✅ 改善する

　　　　↓

✅ 活用範囲を広げる

という形で、段階的にAI活用を進めています。

さらに、船積計画の作成業務にもAIエージェントを導入。

これまで熟練者の経験や判断に頼っていた業務についても、作業時間を大幅に削減するなど、

🤖「属人化していた判断業務」

への活用を広げています。

🟪 では、中小企業に置き換えると？

ここまで読むと、

💬「大企業だからできる話でしょう？」

💬「うちにはAIを開発する予算も人材もない」

と感じるかもしれません。

しかし、この事例から学ぶべきなのは、

❌ 最新のAI技術そのもの

ではなく、

✅「取り組む順番」です。

① 🗂️ 誰かの頭の中にある知識を「探せる形」にする

まず必要なのは、AIではありません。

例えば、

・ベテランしか知らない過去の対応履歴・トラブル発生時の対応方法・見積や価格の判断基準・過去案件の事例・お客様ごとの注意事項・担当者しか知らない業務ルール

こうした情報が、

🧠「人の頭の中」にしかない状態

を減らしていくことが重要です。

FileMakerなどを使ってデータベース化し、

🔎 顧客名から探せる🔎 日付から探せる🔎 商品名から探せる🔎 過去の対応内容を検索できる

といった状態を作るだけでも、

「聞かないと分からない」

という業務は大きく減らせます。

② 🤖 検索・蓄積の土台ができてからAIを考える

ここは非常に重要です。

AIを入れれば、自動的にすべて解決するわけではありません。

社内の情報が、

❌ 個人のExcelに保存されている❌ 紙のファイルに残っている❌ メールの中に埋もれている❌ 担当者の記憶にしかない❌ 保存場所や入力方法がバラバラ

という状態のままでは、AIを導入しても十分な効果は期待できません。

💡 まずは「情報を整理して、蓄積する」

そして、

💡「必要な時に探せる状態」をつくる

その土台ができて初めて、AIによる検索や分析も活かしやすくなります。

③ 🌱 小さく試して、効果を見ながら広げる

最初から会社全体を変える必要はありません。

例えば、

STEP 1

まず営業部門の過去見積だけ整理する

STEP 2

次に顧客対応履歴も蓄積する

STEP 3

効果が確認できれば他部署にも広げる

というように、

「まず1つの業務から始める」

こともできます。

特に中小企業では、大規模なシステムを一気に導入するより、

✅ 小さく始める

✅ 現場で使ってみる

✅ 改善する

✅ 少しずつ広げる

という進め方の方が、現実的で失敗も抑えやすくなります。

💡 今回のポイント

属人化解消の第一歩は、

🤖 AIではありません。

まず必要なのは、

🔍「情報を探せる状態にすること」

です。

これは、以前ご紹介した

「Excelマクロが作った人しか分からない」

というブラックボックス化への対策にも共通します。

人に依存している業務を整理し、誰でも情報を確認できる仕組みを作る。

その先に、AI活用があります。

📌 あなたの会社にも、こんな業務ありませんか？

✅ ○○さんが休むと仕事が止まる

✅ 過去の案件を探すのに時間がかかる

✅ 同じ質問を何度もベテラン社員に聞いている

✅ 「前回どうした？」が毎回分からない

✅ Excelや紙が多すぎて、情報が見つからない

✅ 担当者が退職すると業務内容が分からなくなる

もし1つでも当てはまるなら、それは属人化を見直すタイミングかもしれません。

✉️「聞かないと分からない」業務、ありませんか？

ティーマネジメント株式会社では、

💻 属人化している業務やノウハウの整理

📚 社内情報のデータベース化

🔎 必要な情報を検索できる仕組みづくり

など、FileMakerを活用した業務改善をご支援しています。

「どこから整理したらいいか分からない」

「今のExcel管理を見直したい」

「将来的にAIも使えるような形にしたい」

そんな段階でも構いません。

🌸 まずはお気軽にご相談ください。

ティーマネジメント株式会社