使っていない企業なんてないというくらい、日々の見積書などの帳票作成や、集計業務、管理業務、データ分析など、多岐にわたる業務にExcelを利用されているのではないでしょうか。 Excelを使った業務のデメリットと業務システム（データベース）を利用することで得られるメリットをご紹介します。
目次
「Excel」と「業務システム」との比較
1.データベースは情報の整理が簡単になる
2.データベースは情報の一貫性を保つのに役立つ
3.データベースは大量の情報を扱うことができる
4.データベースは情報を安全に保つのに役立つ
5.データベースは情報をより速く見つけるのに役立つ
1.データベースは情報の整理が簡単になる
取引先や担当者のリストを管理したいと思ったらどうしますか？ Excelを使えば全ての情報をそれぞれのリストに入れるだけですが、データベースなら一つのデータに対して複数のリストの情報を紐づけて保管する事ができます。 例えば、1つの取引先に対して、複数の担当者や連絡先、対応履歴などの情報を、一画面の中でシームレスに管理することも可能です。 情報を確認したい時には、リストを切り替えることなく複数の情報を一目で確認する事ができ、また一画面で様々なリストに含まれる情報を書き換えることができるので、情報の更新や追加の作業もとても簡単になります。
2.データベースは情報の一貫性を保つのに役立つ
Excelを使っていると、手違いで情報を二重に入力してしまったり、スペルミスをしたりすることがありますよね。 データベースを使うと、ミスを防ぐための様々なルールを自由に設定することができます。 例えば、重複するデータが入力された時には既存のデータを上書きするか入力を中止するかを選択させたり、メールアドレスを入力する際には半角英数字しか入力できないといった設定も可能です。 こうすることで、情報を一貫性のある正確な状態に保つことができます。
3.データベースは大量の情報を扱うことができる
管理する情報が少ない場合にはExcelでも問題ありませんが、情報量が増えるとデータベースの方が優れている場合が往々にしてあり得ます。 データベースは、Excelでは処理できない大量の情報を効率的に扱うことができます。 より多くの情報を管理できるようになり、更に大量のデータの集計や分析を素早く処理して、必要な情報だけを表示させることができるので業務効率化につながります。
4.データベースは情報を安全に保つのに役立つ
Excelではファイルやシートにパスワード設定する事ができますが、ファイルにアクセスできる人は誰でも情報を見ることができますよね。 データベースを使うと、アカウントごとにアクセスレベルを設定できるようになり、データベース内の情報を見たり、変更したりできる人を細かく制御することができます。 こうすることで、不用意にデータが書き換えられないようにしたり、見られてはいけない情報を守ることができます。
5.データベースは情報をより速く見つけるのに役立つ
Excelファイル内で情報を探すことは難しいことがありませんか。 データベースを使うと、欲しい情報をより正確に速く見つけることができます。 例えば、社員名簿のデータから「5年以上在職していて特定の資格を1年内に取得した社員」といった複雑な条件の対象者を見つけたい場合でも、設定しておけばワンボタンで絞り込むことができます。 また、画面を開いた際に初めに表示するデータを、直近1ヶ月に更新があったデータなどの最もよく見る条件で絞り込んだり、ソートした状態に設定することも可能です。 データベースでは、手作業で情報を探して時間を費やすということが劇的に減ります。
まとめ
Excelがダメと言うわけではないですが、適切にメリットとデメリットを理解した上で利用する必要性があります。 Excelファイル内では探すことが難しい複雑な条件を満たしたデータの検索も、データベースを使うと、自社に合わせてカスタマイズした機能を使って必要な情報をより速く見つけることができます。 データベースは特定の情報をピンポイントで見つけたり、大量のデータから複数の条件での集計や分析をすることが得意なため、手作業を行っていた業務時間を驚くほど短縮できますよ！！
項目 | Excel | データベース |
|---|---|---|
情報整理 | すべての情報が一つのリストにまとまっている | 情報を異なる分類に分けて整理が できる |
一貫性のある情報管理 | 複雑なルール設定ができない | 人為ミスを防ぐルールを自由に設定することができる |
大量の情報操作 | 限られたデータ量しか扱えない | データ量に合わせて拡張ができる |
情報の安全性 | 複雑なアクセス権限の設定ができない | 人によって異なるアクセス権限付与を設定することができる |
検索の高速化 | 単純な条件での検索しかできない | 複雑な条件でも即時検索ができる |
