FileMakerでペーパーレス化｜紙管理からデジタル管理へ

「書類が多くて保管場所がない」

「必要な書類を探すのに時間がかかる」

「紙に記入した内容を、あとからExcelへ入力している」

このような悩みを抱えている企業は少なくありません。

ペーパーレス化というと「紙をなくすこと」だけをイメージしがちですが、本当に重要なのは、紙で行っていた業務そのものを効率化することです。

FileMakerを活用すれば、紙の帳票やExcelで行っていた業務をデジタル化し、会社の業務に合わせた管理システムを構築できます。

今回は、FileMakerを活用したペーパーレス化のメリットをご紹介します。

① 書類を探す時間を削減できる

紙で管理していると、

「去年の資料はどこ？」

「この顧客の書類はどこにある？」

と、ファイルを探すだけで時間がかかってしまいます。

FileMakerなら、顧客名や案件名、日付などから必要な情報を検索できます。

「書類を探す時間」そのものを減らせるのが大きなメリットです。

② 紙への二重入力を減らせる

よくあるのが、

紙に記入

↓

事務所でExcelへ入力

↓

別の資料へ転記

という流れです。

これでは同じ情報を何度も入力することになり、時間もかかります。

FileMakerを使えば、現場で入力した情報をそのままデータとして管理できるため、転記作業や入力ミスの削減につながります。

③ 情報を一元管理できる

紙の書類が増えると、情報が分散してしまいます。

例えば、

顧客情報

案件情報

作業履歴

見積情報

写真

点検記録

などをFileMakerでまとめて管理できます。

「この顧客について過去に何をしたのか」といった情報も、まとめて確認しやすくなります。

④ タブレットなどを使って現場で入力できる

FileMakerはパソコンだけでなく、iPhoneやiPadなどを利用した業務にも対応できます。

例えば、

現場で作業内容を入力

↓

写真を登録

↓

事務所で内容を確認

↓

必要な帳票を作成

といった運用が可能です。

現場で紙に書いて、会社に戻ってから入力するという作業を減らせます。

⑤ 紙の帳票をなくすことだけが目的ではない

ペーパーレス化で大切なのは、

「紙をデータに置き換えるだけ」にしないこと

です。

例えば、今まで紙で行っていた

点検

日報

作業報告

顧客管理

受注管理

在庫管理

などの業務そのものを見直すことで、より大きな業務効率化につながります。

FileMakerでペーパーレス化しやすい業務

特に次のような業務とは相性が良いです。

ペーパーレス化は「紙をなくす」だけではない

ペーパーレス化の目的は、単純に紙の使用量を減らすことではありません。

紙をなくす

↓

入力・転記を減らす

↓

情報を一元管理する

↓

検索・共有しやすくする

↓

業務そのものを効率化する

ここまでできて、初めて大きな効果につながります。

まとめ

FileMakerを活用したペーパーレス化には、

書類を探す時間の削減

転記作業の削減

入力ミスの防止

情報の一元管理

現場でのデータ入力

など、さまざまなメリットがあります。

特に、

「紙＋Excelで管理している」

という企業は、ペーパーレス化と同時に業務そのものを見直すことで、大きな改善につながる可能性があります。

当社では、現在の紙帳票やExcelの運用を確認し、「どこをデジタル化すると効果があるのか」から整理したFileMakerシステムのご提案を行っています。

「紙を減らしたいけど、何から始めればいいか分からない」という段階でも、お気軽にご相談ください。