📩 電子帳簿保存法「電子でもらった書類を紙だけで保存」はNGに

「メールで届いた請求書を印刷して、紙で保管しているから大丈夫」

そう思っていませんか？

実は、メール・Web・クラウドなどで受け取った請求書や領収書は、原則として電子データのまま保存する必要があります。

2024年1月以降、電子取引データは

❌ 印刷した紙だけを保存ではなく、

⭕ 元の電子データも保存

することが基本となっています。

📌 どんな書類が対象？

例えば、こんなケースです。

✅ メール添付で届いたPDF請求書✅ Webサイトからダウンロードした領収書✅ クラウドサービスから取得した見積書・注文書✅ ECサイトの購入履歴から発行した領収書

つまり、

💡 「電子で受け取ったものは、電子のまま保存」

これが基本です。

※最初から紙で受け取った書類まで、すべて電子化する必要があるわけではありません。

🔍 保存するときのポイント

電子取引データは、

📅 取引日💰 金額🏢 取引先

などで、必要なデータを確認・検索できる状態にしておくことが重要です。

専用システムを使わなくても、

・ファイル名を統一する・Excelで索引簿を作る・社内の保存ルールを決める

といった方法で対応できる場合もあります。

⚠️ 「保存できている」だけで十分？

ここで一度考えたいのが、

「せっかく電子データなのに、ただフォルダへ保存するだけでいいのか？」

ということです。

請求書や見積書を電子化するのであれば、

📂 保存🔎 検索📊 集計📑 履歴管理🔗 会計ソフトとの連携

まで仕組み化することで、日々の事務作業そのものを効率化できます。

🚀 電子帳簿保存法を「DXのきっかけ」に

電子帳簿保存法への対応を、

「法律だから仕方なくやる」

だけで終わらせるのは、少しもったいないかもしれません。

例えば、

✅ 請求書を自動で保存✅ 取引先や日付ですぐ検索✅ 過去の見積書・請求書を一元管理✅ 売上や請求金額を自動集計✅ 会計システムへデータ連携✅ 紙やExcelへの二重入力を削減

こうした仕組みを作れば、

💡 「法対応」＋「業務効率化」

を同時に進めることができます。

💻 中小企業こそ、小さなDXから

DXというと、

「大規模なシステムを導入するもの」

というイメージを持たれることもあります。

しかし実際には、

✔ 毎日の手入力を減らす

✔ 書類を探す時間をなくす

✔ Excelの転記作業を自動化する

✔ 情報を一か所にまとめる

こうした身近な改善も、立派なDXです。

今使っているExcelや既存業務を活かしながら、必要な部分だけシステム化することもできます。

✅ まずは今の運用をチェック

こんな状況はありませんか？

☑ 請求書PDFを担当者ごとに保存している☑ 必要な書類を探すのに時間がかかる☑ Excelへの転記作業が多い☑ 紙と電子データが混在している☑ 電子帳簿保存法に対応できているか分からない

ひとつでも当てはまるなら、保存方法だけでなく、業務全体を見直す良いタイミングかもしれません。

🌸 電子化・DX化のご相談受付中

ティーマネジメント株式会社では、

💻 FileMakerによる業務システム開発📊 Excel・マクロによる業務自動化⚙️ RPAによる定型業務の効率化🔗 既存システム・会計ソフトとのデータ連携

など、中小企業様の業務に合わせたシステム化・DX化を支援しています。

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そんな段階でも問題ありません。

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