他社が作ったFileMakerシステムでも改修できる？
「以前お願いしていた開発会社と連絡が取れなくなった」
「担当者が退職して、FileMakerの中身が分かる人がいない」
「今使っているシステムに機能を追加したいが、どこに相談すればよいか分からない」
FileMakerを長く使っている企業では、このようなご相談は珍しくありません。
結論からいうと、他社が開発したFileMakerシステムでも、内容を確認したうえで改修できるケースは多くあります。
ただし、すべてのシステムをそのまま改修できるとは限りません。
今回は、他社が作ったFileMakerシステムを改修する際に確認したいポイントや、相談前に準備しておくとよいものをご紹介します。
他社が作ったFileMakerでも改修できるケースは多い
FileMakerは、業務内容に合わせて柔軟にシステムを構築できるのが特徴です。
そのため、
- 入力画面を変更したい
- 検索機能を追加したい
- 帳票のレイアウトを変更したい
- CSVやExcelへの出力機能を追加したい
- 新しい管理項目を増やしたい
- 手作業になっている部分を自動化したい
といった改修であれば、既存のファイル構成やスクリプトを確認しながら対応できる場合があります。
「開発した会社でなければ絶対に触れない」というわけではありません。
一方で、開発方法や現在の利用環境によっては、調査に時間がかかったり、部分改修より作り直した方がよいケースもあります。
改修前に確認したいポイント
1．FileMakerファイルを開けるか
まず重要なのが、現在使用しているFileMakerファイルにアクセスできるかどうかです。
日常業務で利用できていても、システムの内部を変更するための権限がない場合があります。
特に確認したいのは、
- ファイルの場所が分かるか
- 管理用のアカウント情報があるか
- レイアウトやスクリプトを編集できる権限があるか
といった点です。
管理権限が分からない場合でも、まずは現在の状況を確認するところから相談するとよいでしょう。
2．現在のFileMakerのバージョン
長年使い続けているシステムでは、古いバージョンのFileMakerが使われていることがあります。
古い環境の場合は、単純な機能追加だけでなく、
「このまま現在の環境で改修するのか」
「FileMakerのバージョンアップも行うのか」
を一緒に検討した方がよいケースがあります。
パソコンの入れ替えやOSの更新をきっかけに、これまで動いていたシステムに問題が出ることもあるためです。
3．どのような構成になっているか
FileMakerのシステムは、作った人によって設計方法が異なります。
シンプルな構成の場合もあれば、
- 多数のテーブルがある
- 多くのスクリプトが動いている
- 外部ファイルと連携している
- ExcelやCSVと連携している
- 他のシステムやサービスと接続している
といった複雑な構成になっている場合もあります。
そのため、他社が作ったシステムを改修するときは、いきなり変更するのではなく、まず現在の仕組みを確認することが重要です。
仕様書がなくても相談できる？
「仕様書が残っていないのですが大丈夫でしょうか？」
というご相談もよくあります。
仕様書がなくても、実際のFileMakerファイルを確認することで、システムの構成や処理内容を調べられる場合があります。
もちろん、仕様書や設計資料が残っていれば調査はスムーズになりますが、資料がないからといって必ずしも改修できないわけではありません。
むしろ長年使われてきたシステムでは、
「誰が作ったのか分からない」
「担当者が退職してしまった」
「昔の資料が残っていない」
といったケースも少なくありません。
まずは現在使っているシステムを見ながら、どのような改修が可能か確認していくことになります。
よくある改修相談
他社が開発したFileMakerについては、たとえば次のようなご相談が考えられます。
入力項目を追加したい
業務内容が変わり、以前は必要なかった情報を管理したくなることがあります。
既存の画面に項目を追加したり、検索や一覧表示に反映したりする改修です。
帳票を変更したい
見積書、請求書、納品書、管理表などのレイアウト変更もよくある改修です。
会社情報や項目の変更だけでなく、業務に合わせて帳票そのものを見直す場合もあります。
手作業を自動化したい
毎回同じボタン操作をしている、Excelへ転記している、同じ情報を複数箇所へ入力している、といった作業は、自動化できる可能性があります。
動作が遅い部分を改善したい
利用するデータ量が増えたり、ユーザー数が増えたりすると、以前より動作が遅く感じることがあります。
原因を調査し、スクリプトや検索方法、データ構成などを見直すことで改善できる場合があります。
新しい機能を追加したい
既存システムをそのまま活かしながら、新しい業務に対応する機能を追加する方法もあります。
最初からシステムを作り直す必要がないケースでは、既存システムを活かした方がコストや導入負担を抑えられることもあります。
改修よりも作り直した方がよいケースもある
既存システムは、必ず改修した方がよいとは限りません。
たとえば、
- 長年の改修でシステムが複雑になっている
- 現在の業務とシステムの仕様が大きく合わなくなっている
- 古いFileMaker環境を使い続けている
- 同じような処理が複数作られている
- 変更すると別の機能に影響する可能性が高い
といった場合は、部分的な改修を繰り返すより、一度システム全体を見直した方がよいこともあります。
大切なのは、最初から「改修」や「作り直し」と決めつけるのではなく、現在のシステムと業務内容を確認したうえで判断することです。
相談するときに用意しておくとよいもの
他社が作ったFileMakerシステムの改修を相談するときは、次のような情報があると話がスムーズです。
- 現在使用しているFileMakerのバージョン
- どのような業務で使用しているか
- 現在困っていること
- 追加・変更したい機能
- FileMakerファイルの管理状況
- 仕様書や操作マニュアルなどの資料
すべてそろっていなくても問題ありません。
特に重要なのは、
「今どんなことで困っているのか」
「どのように改善したいのか」
を整理しておくことです。
他社開発のFileMakerでお困りの場合はご相談ください
FileMakerは長く使えるシステムだからこそ、開発当時とは業務内容や担当者、利用環境が変わっていることがあります。
「作った会社が違うから相談できないのでは？」
「仕様書がないから無理では？」
と思われるかもしれませんが、まずは現在のシステムを確認することで、対応方法を検討できるケースがあります。
他社で開発されたFileMakerシステムの改修、機能追加、見直しなどでお困りの場合は、お気軽にご相談ください。
現在の状況を確認しながら、既存システムを活かす方法や、必要に応じた見直し方法をご提案します。
